2011 India DM

For the 5 Days of DM2009, 10 Months of Planning

Submitted by Tom Grubisich on Wed, 11/18/2009 - 07:38

The logistics for DM2009 were an intimidating challenge. They involved a nearly five-day production where people, equipment, and props had to smoothly mesh for a combination program and event that would leave the finalists not only better prepared to develop their projects but also happy and content, even if they weren't in the winners' circle. One of the leaders in putting all the pieces together was Vanya Candia of the World Bank Institute. Here's how she confronted the challenge (with Spanish translation):

Los 5 días del evento de la Feria del Desarrollo requirió 10 meses de planificación La coordinación logística de la Feria del Desarrollo implica varios desafíos para los organizadores, se debe coordinar de manera exacta que la gente, el equipo y la utilería estén en el lugar apropiado en el momento apropiado con el fin de producir un buen evento, ayudar a los finalistas a desarrollar una buena presentación de sus proyectos y lograr una grata experiencia para ellos aunque no logren ser ganadores. La persona responsable de unir estas piezas en términos de logística fue Vanya Candia del Instituto del Banco Mundial. Preguntamos a Vanya como ella logro confrontar estos desafíos (incluimos traducción al Español):

Q. When did you begin planning DM2009?
P. Cuando se comenzó con la planificación del DM2009?

A. About 10 months ago.
R. Comenzamos con la planificación como hace 10 meses atrás.

Q. What were the major challenges, and how did you solve them?
P. Cuáles fueron los mayores retos y como los solucionaron?

A. This year it was a challenge to coordinate the interpretation services for several finalists from indigenous communities. Another challenge was to define which device to use for promoting social media as a tool for engaging stakeholders. After researching and analyzing, we decided to go with Flip cams that are affordable and very easy to use. Let me tell you about another example of challenges in terms of logistics. At the end of the first day when all booths were set up we realized that the ones located under the Atrium balcony didn't have enough light in the afternoon so we had to find a solution, after coordinating with GSD [General Services Department of the World Bank], we managed to place light bulbs in each booth.

R. Este año fue un reto coordinar los servicios de traductores para la gran cantidad de finalistas de pueblos indígenas. Otro de los retos fue definir qué equipo usar con el fin de que podamos ayudar a los finalistas a utilizar los medios de comunicación social actuales en el internet. Nosotros queremos que los finalistas usen estas herramientas para conectarse mejor con los grupos interesados en los proyectos. Después de analizar decidimos usar las cámaras flip que son económicas y muy fáciles de uso. Déjame mencionar un problema logístico que fue solucionado durante la feria. Al final del primer día después que los finalistas habían
preparado sus stands nos dimos cuenta que los stands localizados debajo del balcón del Atrio no contaban con suficiente luz en la tarde. Entonces teníamos que proveer de una solución, después de coordinar con el departamento de servicios generales del Banco Mundial, instalamos focos en cada uno de los stands afectados.

Q. Many finalists were from indigenous communities. What did you do to make them comfortable?
P. Varios de los finalistas fueron representantes de comunidades indígenas. Que esfuerzos hizo el equipo para hacerles sentir contentos?

A. The first thing we did was to provide them with interpretation services, we had simultaneous interpretation for every session during the event and also bilingual volunteers at the Marketplace. The DM2009 Team has received orientation from one of the indigenous peoples experts of the World Bank

R.. Lo primero que hicimos fue proveerles de servicios de traducción, hemos contratado traducción simultánea para todas las sesiones del evento y además conseguimos voluntarios bilingües para la feria. También el equipo del DM 2009 recibió orientación de una de las expertas en comunidades indígenas del Banco Mundial.

Q. Social media was a big new part of this year's competition. How did that complicate logistics?
P. La utilización de nuevos medios de comunicación social a través del internet fue la innovación de esta competencia, cuáles fueron los retos en términos de logística de este nuevo componente?

A. The first step was to define the best tool for the finalists to use social media tools such as Facebook, YouTbe. After that we had to plan how to train finalists to use theseols. We we hired and expert who helped finalists to make interesting videos. We also found a volunteer who helped finalists to upload the videos on YouTube. We provided eight Internet-connected computers and 35 Flip cams for the finalists. We planned the lending system of the cameras so we wouldn't lose any of them. Flip cams were accessible to any participant, including the general public.

R. Lo primero fue definir la mejor herramienta a utilizar para que los finalistas hicieran uso de los medios sociales de comunicación por internet por ejemplo facebook, youtube. Después fue definir como entrenar a los finalistas en el uso, contratamos un experto para este fin quien ayudó a los finalistas a captar videos y un voluntario quien ayudó a subir los videos en youtube, además de proveímos de 8 computadoras y 35 cámaras flip para este ejercicio, logrando conectar a los finalistas con el mundo a través del internet. Tuvimos que definir el sistema de prestar las cámaras y no perderlas, ya que eran accesibles a todos los participantes, finalistas, empleados del Banco Mundial y público en general.

Q. After the competition ended, did you sleep soundly Friday night?
P. Dormiste tranquila este viernes después de finalizada la Feria?

A. Yes I did, although I was still dreaming about the Development Marketplace 2009. :o)
R. Por supuesto que lo hice, aunque todavía soné con la Feria del Desarrollo 2009.