Comment effectuer un recensement scolaire numérique en 10 semaines seulement : la Sierra Leone montre l’exemple

Note : Ce billet relate la réussite du passage au recensement scolaire numérique en Sierra Leone, mais ce succès pourra inspirer d’autres pays qui envisagent d’utiliser des outils électroniques à grande échelle pour collecter des données et superviser leurs établissements éducatifs et médicaux. 
 
En avril 2018, le nouveau ministre des Finances de Sierra Leone a fait part à la Banque mondiale de sa ferme volonté de donner la priorité à l’éducation et il a aussi formulé une demande singulière.

Le gouvernement souhaitait lancer un programme phare d’éducation gratuite, mais il se heurtait à une difficulté de taille. Cet effort financier devait cibler en priorité les zones les plus mal desservies, sachant que les ressources étaient limitées et le paysage éducatif complexe. Or les données sur les écoles, les inscriptions et les enseignants étaient rares et obsolètes. Même la localisation des établissements scolaires dans le pays n’était pas connue avec précision. La procédure habituelle pour la mise à jour de ces données prendrait au moins un an selon le gouvernement (à savoir, faire remplir les formulaires par les écoles, les rassembler, saisir manuellement les informations dans une base de données, les trier et les analyser).
 
Le ministre des Finances s’est donc adressé à la Banque mondiale : celle-ci pourrait-elle aider son gouvernement à collecter des données précises sur les effectifs d’élèves et les infrastructures des 11 000 écoles du pays, avec photos et coordonnées GPS à l’appui, mais aussi recueillir des données sur l’absentéisme et créer une base de données des enseignants… le tout en dix semaines ?
 
Cela ressemblait à Mission impossible. Le seul moyen de relever ce défi était de réaliser un recensement scolaire numérique : les enquêteurs devaient collecter les données directement sur des tablettes et mettre la base de données à jour en temps réel.
 
Comment s’est opérée la numérisation ?
Le recensement numérique s’est finalement bien déroulé sur une période de dix semaines (et plusieurs nuits blanches…) et en cinq étapes :

1- Conception du formulaire : Le formulaire de recensement scolaire annuel de Sierra Leone a été converti au format ODK (Open Data Kit). Plusieurs champs du formulaire ont été délimités pour éviter les erreurs de saisie. Grâce aux fonctionnalités numériques de l’outil, il a été possible de concevoir un formulaire permettant de recueillir des coordonnées GPS, des photos de chaque école, et de mesurer l’absentéisme des élèves.

2 - Achat de tablettes et de chargeurs solaires : Il fallait disposer de 600 tablettes pour pouvoir collecter les données dans le délai imparti. Le département britannique du Développement international (DFID) a prêté environ 200 tablettes et les autres ont été achetées au prix unitaire de 110 dollars. Les programmes inutiles et occupant beaucoup de mémoire ont été supprimés et toutes les applications — à l’exception des quelques-unes nécessaires à la collecte des données — ont été verrouillées afin que les agents recenseurs ne puissent pas télécharger des vidéos, des virus ou prendre des selfies.

3 - Formation des agents recenseurs : Un système de formation « en cascade » a été mis en place : la Banque mondiale a formé pendant trois jours 60 agents du ministère de l’Éducation, qui ont ensuite formé 600 enquêteurs la semaine suivante, avec l’appui et sous la supervision de la Banque mondiale. 

4 - Collecte des données : Des annonces ont été diffusées à la radio et les écoles ont reçu des appels téléphoniques pour leur demander de rassembler à l’avance les informations nécessaires. Les agents recenseurs ont été déployés dans le pays et des objectifs hebdomadaires ambitieux, mais réalistes, leur ont été assignés. Chaque district devait télécharger les données au moins une fois par semaine, ce qui était rigoureusement contrôlé. L’équipe de coordination recevait des statistiques quotidiennes et, chaque semaine, un courrier électronique était envoyé à la direction du ministère pour faire le point sur la progression de la collecte des données.

5 - Analyse et diffusion : Un tableau de bord spécifique, actualisé en temps réel, a été conçu pour faciliter le travail de l’équipe de coordination. Les données étaient analysées dans la semaine suivant leur collecte, avec la création de tableaux et de graphiques adaptés à l’intention du gouvernement. Actuellement, le ministère projette de publier sur son site Internet un ensemble de données anonymisées pour permettre la réalisation d’études et d’analyses plus larges sur le secteur de l’éducation en Sierra Leone. 

Combien a coûté cette opération ?
Le coût total de l’exercice, y compris l’achat de tablettes, le recrutement des agents recenseurs, les frais de transport et l’analyse des données concernant plus de 11 000 écoles s’est élevé à environ 200 000 dollars.
 
Tout cela était-il bien utile ?
Oui, assurément. Les données collectées ont permis de localiser précisément l’emplacement de chaque école du pays. En outre, le gouvernement dispose d’une cartographie complète de l’accès à l’éducation, grâce à la compilation de données sur la pauvreté, les transports et la population, ce qui permet de prendre les décisions de construction de nouvelles écoles sur la base de données factuelles.
 

Par ailleurs, les données servent actuellement à l’organisation de la distribution des manuels scolaires et à préparer l’affectation des enseignants, notamment pour définir des mesures d’incitation optimales afin que les enseignants acceptent de s’installer dans des zones reculées. D’autres équipes de la Banque mondiale utilisent ces données pour cartographier les choix d’investissement des ménages dans l’éducation.

D’autres pays pourraient-ils en faire autant ?
Cela dépend. À elle seule, la compétence technique ne suffit pas. La volonté politique et l’implication de fonctionnaires dynamiques font toute la différence. Néanmoins, il s’agit certainement d’un exemple à suivre, car cet exercice a plusieurs retombées collatérales positives, en particulier le fait de permettre aux jeunes d’utiliser les nouvelles technologies.

Le plus important, c’est de ne pas se décourager et de viser haut. Comme l’a dit Nelson Mandela, « cela semble toujours impossible, jusqu’à ce qu’on le fasse ».