De ce este nevoie pentru a moderniza administrația publică? Lecții din România

România s-a transformat extrem de mult în ultimele câteva decenii. La fel ca și vecinii săi, fosta economie de tranziție s-a angajat în mod decisiv integrarea în Uniunea Europeană (UE). Acest lucru a creat oportunități foarte mari atât pentru cetățenii acestei ţări, cât și pentru economie.  

Transformarea care a urmat a avut un impact pozitiv asupra agriculturii și zonelor rurale. Politica Agricolă Comună a asigurat un cadru de politici competent, favorizând investițiile în agricultură și răsplătind practicile agricole ecologice. Totodată, aceasta a generat o schimbare instituțională prin introducerea sistemelor TI moderne și practicilor de management a fondurilor UE, cât și prin alocarea a 24 miliarde de euro pentru România și locuitorii din zonele rurale până în 2020.

Totuși, transformarea s-a dovedit a fi disproporționată în sectorul agricol și rural, cât și în administrarea sectoarelor.

Care a fost motivul?

În primul rând, lipsa viziunii pe termen lung care să ghideze dezvoltarea agricolă a împiedicat schimbarea și a limitat eficiența noilor politici. După ani de tranziție, România se confruntă în continuare cu o structură agricolă duală, în sensul că 2,6 milioane de ferme mici (75% din numărul total) operează  doar 12% din terenul agricol al țării – spre deosebire de circa 13.000 de agenți  (mai puțin de 1% din numărul total) care operează 50% din zona agricolă a țării.

Mulți dintre acești fermieri mici depun eforturi pentru a beneficia de calitatea de membru al UE. 

Am descoperit faptul că multe deficiențe operaționale aferente administrării sectorului împiedică dezvoltarea. Deși anumite segmente din administrație au fost modernizate ulterior aderării la UE, foarte multe lucruri au rămas în continuare neschimbate. Serviciile de extensiune şi consultanţă agricolă, cercetarea, anumite inspecții și controale, testarea și managementul de date au rămas afectate de diferite ineficiențe, la fel cum a fost cazul serviciilor interne de suport al activității, precum resursele umane, managementul financiar și controalele interne.

Analiza noastră a relevat faptul că aceste servicii erau excesiv de complexe și le lipsea automatizarea, standardizarea și monitorizarea performanței diverselor procese.

În lipsa unei viziuni clare, decidenţii politici din România nu au urmat în mod consecvent abordarea acestor provocări.

Totuși, în 2010, Ministerul Agriculturii și Dezvoltării Rurale și-a luat angajamentul de a-și îmbunătăți funcțiile strategice și operaționale, apelând la Banca Mondială pentru atingerea acestor obiective. Am furnizat servicii de analiză și consiliere, prin intermediul unui  program ce se axează pe două întrebări cheie:

1. Cum putem proiecta o viziune și o strategie sectorială competente și cum putem monitoriza rezultatele?
    
2. Cum putem simplifica procedurile și automatiza procesele?

Prima întrebare abordează aspectele strategice, în timp ce cea de-a doua are legătura mai mult cu aspectele operaționale din cadrul administrației.
 
Orientarea gândirii în jurul acestor două întrebări a permis programului nostru să aibă rezultate pe mai multe fronturi.
 
Din punctul meu de vedere, pe durata implementării au ieșit în evidență trei rezultate, și trei lecții:
 
În primul rând,  dezvoltarea capacității instituționale poate genera beneficii pe termen lung. 

Am colaborat cu guvernul pentru a dezvolta capacitatea instituțională în vederea elaborării strategiei, facilitând în același timp dezvoltarea unei viziuni sectoriale pe termen lung și a unei  strategii conexe pentru 2020/2030 - cu obiective și ținte clare și măsurabile.
Activitatea noastră a vizat dezvoltarea proceselor, și în aceeași manieră livrarea de produse. Am furnizat asistență Ministerului Agriculturii și Dezvoltării Rurale în ceea ce privește revizuirea rolurilor și procedurilor în procesul formulării strategiei, în ceea ce privește clarificarea modului în care documentele de politici trebuie să fie corelate unele cu celelalte, și în vederea organizării întâlnirilor cu părțile interesate. Documentul de strategie, ce corelează în mod coerent programele şi serviciile cu și fără finanțare UE, a trecut de etapa consultărilor guvernamentale și a primit comentarii de la părțile interesate. Acesta este disponibil pe  pagina de internet a Ministerului.

În cel de-al doilea rând,  planificarea strategică are nevoie de sisteme și procese adecvate.

Am pus bazele sistemului de planificare strategică, care transpune obiectivele strategice în acțiuni pe termen scurt și mediu, utilizând un sistem de monitorizare a performanței.
Din nou, procesul a fost la fel de important ca și produsul.
Am instruit grupurile de lucru din cadrul Ministerului să cartografieze și să clasifice întregul portofoliu al Ministerului în programe, măsuri și activități - toate corelate cu obiective strategice pe termen lung. Împreună am asigurat faptul că au fost stabilite ținte clare și au fost alocate resursele necesare pe fiecare nivel. Am realizat un modul IT pilot pentru a demonstra cum rezultatele pot fi monitorizate electronic.

Ulterior Ministerul a elaborat Planul de Acțiuni pentru anul 2016. Deși simplificat, acesta a urmat totuși principiile pe care programul le-a dezvoltat. Experiența Ministerului Agriculturii a fost ulterior pilotată și în alte agenții, viziunea fiind aceea de a realiza o implementare la nivel guvernamental.

Finalmente,  obținerea datelor sectoriale corecte reprezintă o parte importantă din puzzle.

Am lucrat pentru a crea schița unui depozit de date integrat, care să reunească toate datele administrate de către Ministerul Agriculturii și Dezvoltării Rurale sub același acoperiș virtual. Am dezvoltat o soluție inovatoare pentru fragmentarea datelor grupând seturi de date separate (statistici sectoriale, performanță program, controale interne și bugete) într-un singur sistem informațional. Am dezvoltat specificații tehnice și financiare pentru depozitul integrat de date, creând un prototip IT pe care Ministerul să îl dezvolte mai departe și am format personalul în domeniul utilizării acestuia.

Orice tip de schimbare instituțională, inclusiv modernizarea administrației publice, poate reprezenta o sarcină ambițioasă. O viziune corectă poate duce la transformare. Însă la fel de important este ca procesele să fie realizate în mod corect, să fie găsite modalitățile corespunzătoare pentru ca datele și informațiile să fie mai accesibile și pentru ca tehnologia să fie utilizată pentru a îmbunătăți eficiența. Totodată, soluțiile și bunele practici pot fi câteodată găsite la nivel intern. În astfel de situații este important ca acestea să fie recunoscute și proliferate, deoarece aceasta este o modalitate puternică de a aduce schimbări pozitive.